Skanneren sender ikke e-post etter overgangen til Microsoft 365

Name: Ferdig IT
Telephone: +47 482 79 919

Skann-til-e-post virket før. Så byttet dere e-postsystem, leverandør eller fikk ny skriver, og nå står den bare og sier «ikke registrert» eller feiler stille. Dette er ett av de vanligste små problemene jeg får, og det har en ryddig løsning.

Slik høres det ut

«Skriveren sier at e-post ikke er satt opp.»
«Regnskap får ikke skannet bilag lenger.»
«Leverandøren sa at vi må skru av sikkerheten for at skanneren skal virke.»
«Den sender, men mottakeren får ingenting, eller det havner i søppelpost.»

Hva det som regel er

De fleste skrivere fra Brother, Canon, HP og Kyocera støtter ikke moderne pålogging mot Microsoft 365. Den gamle måten, brukernavn og passord rett i skriveren, er slått av hos Microsoft med god grunn. Dermed står skriveren uten noen vei ut.

Microsoft har en vei for akkurat dette: skriveren leverer direkte til bedriftens egen e-postserver på port 25, uten konto og uten passord, så lenge mottakeren er i bedriften. Ingen lisens, ingen postkasse, ingenting å skru av.

Det som pleier å stoppe det etterpå, er nettverket: bedriftens internettadresse står på en liste over adresser som ikke skal sende e-post direkte, eller domenets SPF-oppføring sier ikke at denne adressen får sende. Da avvises e-posten med en feilkode, eller den havner i søppelpost hos mottakeren.

Slik løser jeg det

Setter skriveren opp mot bedriftens egen Microsoft 365-server, uten konto og passord.
Sjekker om internettadressen deres står på sperrelister, og fjerner den der det er mulig.
Retter SPF på domenet, så skannet ikke havner i søppelpost.
Tester mot en ekte mottaker og skriver ned hva som ble gjort, med det som må huskes hvis internettadressen endrer seg.
Trenger dere å skanne til mottakere utenfor bedriften, setter jeg opp en egen skannerpostkasse med kryptert sending i stedet.

Det jeg ikke gjør

Jeg skrur ikke av sikkerhetsstandardene i Microsoft 365 for å få en skriver til å virke. Det er ofte den eneste tofaktor-håndhevingen bedriften har.
Jeg gjetter ikke på passord. Skriverens adminpassord står på etiketten eller hentes hos leverandøren.

Pris

Vanligvis et kort oppdrag på timer, 1 200 kr/time eks. mva., ofte på stedet i Oslo. Ligger SPF eller DNS hos et domeneselskap jeg ikke har tilgang til, avklares det først.

Spørsmål

Kan det gjøres uten å komme ut til oss?

Selve oppsettet i skriveren kan gjøres via skriverens nettpanel hvis jeg får tilgang inn i nettverket deres. Ofte er det raskest å ta det på stedet sammen med annet smått.

Hvorfor sa forrige leverandør at sikkerheten må av?

Fordi den enkle veien er å gi skriveren et brukernavn og passord og slå av kravet om tofaktor for den kontoen. Det åpner en dør inn i bedriften som ingen passer på. Direkte levering på port 25 trenger ikke det.

Hva hvis internettadressen vår endrer seg?

Da må SPF oppdateres, og adressen kan igjen stå på sperreliste. Fast IP fra internettleverandøren løser det, eller en egen skannerpostkasse som ikke bryr seg om adressen.

Fungerer dette med Google Workspace også?

Ja, Google har en tilsvarende vei for skrivere. Prinsippet er det samme.

Kjenner dere dere igjen?

Fortell kort hva dere har i dag og hvor det stopper. Jeg svarer ærlig på om dette er noe jeg kan hjelpe med.

Fortell hva dere har kontakt@datamynt.no Ring +47 482 79 919